El objetivo de este artículo, se basa en como gestionar el tiempo, diferenciando lo importante de lo urgente. Dirigido a cualquier público, (tanto profesional como personal).

Cronemia

Entendemos por cronemia a la concepción, estructuración y uso del tiempo que hace el ser humano, normalmente durante la comunicación. En definitiva, lo que entendemos de como gestionar el tiempo (Wikipedia).

Si eres de esas personas, que no tienes suficiente con 24H para conseguir todo lo que te propones hacer. Generándote un sentimiento de frustración, culpabilidad  y estrés por no llegar a todo. Estas de suerte, en este articulo encontraras diferentes técnicas para transformar tu problema en una solución.

¿Empezamos?

En primer lugar te hablaré de cómo mejorar la gestión del tiempo en el área laboral. Según numerosas estadísticas, un gran número de empleados emplean una gran parte de su jornada laboral (aproximadamente el 60%) en reuniones o tareas rutinarias además de solucionar imprevistos. Esto significa que tan sólo un 40% del tiempo de un trabajador se dedica a realizar las tareas para las que fue contratado.

Ceos y/o gerentes

Sabéis de lo que hablo.No solo veis reducido el tiempo del personal a la hora de crear, innovar y generar valor, sino también el vuestro propio, dedicado a “apagar incendios”. Pero fuera preocupaciones, tengo una buena noticia para ti, ahora vas a tener en tu poder cinco tips, para optimizar la gestión del tiempo. Siendo más eficaces y productiv@s tus equipos y tu mismo.

Gestión del tiempo - tips importantes -

1) Cuida el orden de tu entorno

Imprescindible para acceder de forma rápida, a la información o uso de cualquier documento, recurso o elemento necesario para la actividad diaria ante cualquier miembro de la organización.

2) Define objetivos, tareas y prioridades

Mantén el foco en lo que es prioritario. Empieza a clasificar lo importante de lo urgente, esto te ayudara a tener claro los objetivos y aunque surjan imprevistos tendrás unas pautas para conseguir tu meta (diaria, semanal, mensual y anual) depende de tu planificación.

Consejo: anota lo importante. Te ayudará a mantener tu foco y no dejarte llevar por las urgencias. Cuenta siempre con un tiempo para urgencias de esta forma tu estrés se verá reducido junto con la sensación de no llegar a todo.

3) Planifica

La planificación te ayudará a conseguir el éxito en tu organización, por ello los objetivos y prioridades deben estar claros y detallados. Define las tareas con fechas de entrega y el responsable a cargo de la misma. Recuerda agendar.

Existen herramientas digitales que permiten planificar, revisar, controlar y analizar, todas las tareas y calendarios de todos los miembros de una organización, emplealas te ayudará a la gestión del tiempo.

Saca provecho del tiempo que inviertes en una reunión… se productiv@”

4) Delega

Seguramente conozcas muy bien el negocio, pero eso no quiere decir que seas expert@ en todo. No es posible llegar a todas las tareas. Confía en el talento del equipo y dales la oportunidad de que puedan crecer, mientras tú te dedicas a aquello en lo que eres realmente buen@.

5) Analiza

Todo es cuestión de adquirir nuevos hábitos, en cuanto te acostumbres planificando y estructurando tu tiempo de manera que lo dejes «agendado», te sentirás más liberad@, disfrutando más de tus horas.

 Analiza que herramientas digitales se adaptan mejor a tu organización y optimiza la planificación.

Para concluir:

  • Conoce las horas de mayor rendimiento
  • Descansa, realiza pausas de 15 minutos cada 2 horas
  • Detecta los “ladrones del tiempo”: interrupciones, improvisaciones, reuniones improductivas… Es fundamental tener muy presente las tareas prioritarias

En segundo lugar, hablaré de como gestionar el tiempo, a nivel personal. El laboral es importante pero ¿y el personal?. Este nos marca la organización del día, para cumplir con nuestras obligaciones personales y el intento de disfrutar nuestros hobbies algo más difícil ¿verdad?. Pues déjame decirte que no es una realidad hoy vas a poder descubrir que vas a poder disfrutar de tus hobbies también solo hay que conocer como. 🙂

Gestión del tiempo personal

Cronemia - chica abrumada por el tiempo -

Y para ello quiero hacer mención al principio de Pareto, ¿te suena?. Vilfredo Federico Pareto ​ fue un ingeniero, sociólogo, economista y filósofo italiano. Creador del Principio de Pareto, también conocido como la regla de 80/20. Es una teoría, orientada a identificar las acciones más relevantes en un proceso. Nos permite enfocarnos con más determinación, eficacia y claridad, en el proceso. Lo cual deriva en una optimización de los plazos. Teniendo en cuenta que el 80% de las consecuencias de una situación, se determina por el 20% de las causas .

Pareto, que era aficionado a los huertos caseros y las plantas. Comprobó que el 80% de los guisantes que cultivaba en su jardín, se obtenían del 20% de las semillas plantadas. De ahí la teoría.

Ejemplos

A continuación te ofrezco una serie de ejemplos  cotidianos muy interesantes, produciéndose la regla 80/20, para que puedas comprenderla con exactitud.

  • El 80% del tiempo que dedicamos a ver la tele sólo nos aporta un 20% de información nueva o útil para nuestra vida diaria.
  • Solo empleamos el 20% de las aplicaciones de nuestro teléfono móvil; al 80% restante no le damos ningún uso.
  • El 80% de nuestra ropa permanece en el armario la mayor parte del año; apenas el 20% de ella la usamos con regularidad.
  • Alimentación, el 80% de lo que comemos a diario apenas nos aporta el 20% de la energía que necesita nuestro organismo.

 Fuente de información: OBS Business School


 Manos a la obra

  Para empezar ha aplicar una buena organización de tu tiempo te aconsejo que tengas en cuenta tres cosas :

  1. No te sientas culpable por relajarte
  2. Concéntrate en tu intervalo de tiempo donde eres más productivo
  3. Termina con las tareas que representan poco valor (sabrás identificarlas con la regla 80/20)

 Gestión del tiempo - Ley de Pareto 80/20 -

Recuerda como gestionar el tiempo

Si deseas ser más productiv@ y conseguir lo que te propones, combate y evita los «ladrones de tiempo». Ellos empeorarán tu gestión.

 Y te preguntas, ¿a que te refieres con los “ladrones de tiempo”?. Muy fácil, toda situación o circunstancia que nos quita tiempo de disfrute. A continuación te ofrezco los más típicos:

 

La no planificación semanal

El no priorizar

Las distracciones

No delegar

No saber decir que NO

El teléfono

No diferenciar lo urgente de lo importante

 

¿Te suenan?


Conclusión:

Una vez llegado al final del artículo, quiero ofrecerte los beneficios que disfrutarás, al practicar una buena gestión del tiempo.

Cronemia - beneficios gestión del tiempo -

Te invito a que practiques los tips que te he ofrecido, observaras cómo te cunde mucho más el tiempo. Para ello es aconsejable que no olvides:

  1. Agendar las tareas importantes de las urgentes
  2. Crees una matriz de prioridades (en mis sesiones de coaching te enseño a crearlas)
  3. Reflexiones sobre cuánto tiempo vas a dedicar a cada una de las tareas programadas en el día.

 

Ahora que eres un poco más consciente

¿Cuál crees que es la causa de la falta de tu tiempo?

Cronemia - idea, pensamiento -